§ 1. Navn, hjemsted og arbejdsområde

Arkivets navn er Vissenbjerg Lokalhistoriske Arkiv. Arkivet er en kommunal institution. Arkivets arbejdsområde er Vissenbjerg Sogn og dele af Padesø Sogn, svarende til den tidligere Vissenbjerg Kommune.

§ 2. Formål

Arkivet og foreningen har til formål:

– at indsamle, registrere og bevare arkivalier: billed- og lydoptagelser, trykt materiale og andre data uanset medium, af ikke statslig herkomst med tilknytning til det i § 1 nævnte område, dets borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid.

– at gøre materialet tilgængeligt for alle interesserede efter gældende regler for tilgængelighed.

– gennem udadvendt virksomhed fremme kendskabet til historien i arkivets arbejdsområde.

§ 3. Indsamling og formidling

Stk.1.

Arkivet kan modtage materiale fra alle.

Arkivet samarbejder med andre arkiver og med museer, bl.a. med henblik på udveksling af arkiv-materiale.

Arkivet kan modtage materialer i depot.

Stk. 2.

Brug af arkivets materialer sker under opsyn, og der foretages ikke udlån af originale materialer.

Stk. 3

Arkivet er medlem af SLA i Danmark og SLA Fyn. Arkivet kan deltage i lokale og landsdækkende fælles registreringer, der er godkendt af SLA. Arkivet deltager i arkivsamarbejdet i Assens Kom-mune (Arkivråd m.m.).

Stk. 4.

Arkivet og foreningen kan som led i den udadvendte virksomhed arrangere foredrag, udstillinger, byvandringer samt udgive årsskrifter og andre publikationer.

I formidlingsarbejdet samarbejder arkivet med biblioteket. Kommunen stiller lokaler til rådighed for arkivets og foreningens aktiviteter.

§ 4. Ejendomsforhold

Arkivet ejes af Assens Kommune. Det indsamlede materiale betragtes som offentligt eje, og dets forbliven som sådan garanteres af Assens Kommune.

Assens Kommune er ansvarlig for, at arkivalierne opbevares på betryggende vis i egnede lokaler.

§ 5. Organisation

Stk. 1.

Arkivet drives af Vissenbjerg Lokalhistoriske Forening.

Stk. 2.

Som medlem kan optages personer, foreninger, institutioner og virksomheder, der har interesse for arkivets og foreningens formål.

Hvert medlemskab giver ret til én stemme på foreningens generalforsamling.

Stk. 3.

Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed og afholdes hvert år senest 1. marts.

Generalforsamlingen indkaldes med mindst 14 dages varsel og med dagsorden. Indkaldelsen skal ske skriftligt til medlemmerne eller annonceres i en lokal avis.

Til den ordinære generalforsamling fastsættes en dagsorden med mindst følgende punkter:

1.Valg af dirigent

2.Beretning fra bestyrelsen

3.Beretning fra arkivlederen

4.Regnskab

5.Budget

6.Behandling af indkomne forslag

7.Fastsættelse af kontingent for næstfølgende foreningsår

8.Valg til bestyrelsen

9.Valg af bestyrelsessuppleant

10.Valg af revisor og revisorsuppleant

11.Eventuelt

Forslag skal være formanden i hænde senest 8 dage før generalforsamlingens afholdelse.

Afstemninger afgøres ved almindelig stemmeflerhed af de afgivne stemmer. Skriftlig afstemning skal foretages, hvis blot ét medlem kræver det.

Stk. 4.

Ekstraordinær generalforsamling afholdes efter bestyrelsesbeslutning, eller hvis en ¼ af medlem-merne skriftligt og med angivelse af dagsorden begærer dette. Ekstraordinær generalforsamling indkaldes med mindst 14 dages varsel og med dagsorden. Indkaldelsen skal ske skriftligt til med-lemmerne eller annonceres i en lokal avis.

Stk. 5.

Mellem generalforsamlingerne ledes foreningen af en bestyrelse på 7 medlemmer og 2 suppleanter. På den årlige generalforsamling er 3 eller 4 bestyrelsesmedlemmer på valg. Valget gælder for 2 år. På lige år er 4 medlemmer på valg; på ulige år er 3 medlemmer på valg. Genvalg kan finde sted.

Der vælges 1 suppleant. Valget gælder for to år og de to suppleanter afgår på skift.

Der er 2 revisorer. På generalforsamlingen vælges 1 revisor. Valget gælder for to år og de to revisorer afgår på skift.

Bestyrelsen konstituerer sig med formand, næstformand, kasserer og sekretær. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Der føres protokol over beslutninger m.m.. for hvert bestyrelsesmøde

Bestyrelsen kan nedsætte arbejdsgrupper ad hoc.

§ 6. Daglig ledelse

Stk. 1.

Bestyrelsen udpeger en leder af arkivet, der er ansvarlig for arkivets drift, samlingens tilstand og at benyttelsen sker i henhold til SLA`s standardinstruks for arkivledere.

Bestyrelsen påser og har ansvaret for, at SLA`s minimumskrav til arkivdrift overholdes.

Stk. 2.

I det daglige indsamlings- og registreringsarbejde kan arkivlederen få støtte fra arkivarer udpeget af bestyrelsen.

Stk. 3.

Arkivlederen sørger i samarbejde med bestyrelsen for:

at bestemmelser om begrænsning i adgangen til det modtagne eller deponerede materiale overholdes,

at afleveringspligtige arkivalier snarest mulig afleveres til Landsarkivet for Fyn,

at arkivalier, der vedrører andre lokalhistoriske arkiver, afleveres til disse.

§ 7. Økonomi

Stk. 1.

Arkivet og foreningen drives for midler fra Assens Kommune, kontingenter, tilskud fra fonde, virk-somheder og private personer. Assens Kommune afholder udgifterne til lokaler.

Der føres to selvstændige regnskaber for henholdsvis arkiv og forening.

§ 8. Vedtægtsændringer

Vedtægtsændringer kan kun besluttes af en generalforsamling med mindst 2/3 majoritet, af de fremmødte medlemmer. Hvis forslaget får flertal, men dette flertal ikke udgør 2/3 af de afgivne stemmer, skal forslaget, såfremt det ønskes fremmet, genfremsættes på en ny generalforsamling. På denne generalforsamling kan forslaget vedtages med almindelig stemmeflerhed.

§ 9. Ophør

Hvis byrådet beslutter at opgive arkivvirksomhed, skal landsarkivaren for Fyn, SLA Fyn og Vissenbjerg Lokalhistoriske Forenings bestyrelse tilkaldes til forhandling om arkivets eventuelle overgang til virksomhed under andre former.

Hvis arkivet derefter må indstille virksomheden, skal byrådet drage omsorg for, at det lokalhistoriske materiale og registratur deponeres på et af landsarkivaren godkendt sted.

Genoprettes arkivet senere, overtages det deponerede materiale